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安徽省铜陵市人民政府


铜陵市人民政府文件
铜政〔2001〕22号

关于印发《铜陵市行政机关公文处理实施细则》的通知

　

县、区人民政府，市政府各部门，各直属机构：

《铜陵市行政机关公文处理实施细则》业经6月2日市长办公会议研究通过，现印发给你们，请遵照执行。1995年发布的《铜陵市人民政府机关公文处理实施细则》同时废止。


二○○一年七月六日




铜陵市行政机关公文处理实施细则



第一章 总 则



第一条 为促进全市各级行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和《安徽省行政机关公文处理实施细则》（皖政[2000]48号），结合我市实际，制定本实施细则。

第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行保密规定，确保国家秘密安全。

第五条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》以及《安徽省行政机关公文处理实施细则》和本实施细则的有关规定，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第六条 各级行政机关的办公室或文秘部门是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

机关办公室或文秘部门应配备专（兼）职文秘人员负责公文处理工作。



第二章 公文种类和形式



第七条 公文种类及其适用范围，按《国家行政机关公文处理办法》第九条执行。

第八条 公文形式由各级行政机关结合实际确定。市人民政府及办公室公文的主要形式：

（一）发文机关标识为“铜陵市人民政府文件”、代字为“铜政”的公文。主要适用于传达贯彻党中央、国务院和省委、省政府的方针、政策、指示，部署全局性工作和重要工作，发布重要决定，批转市政府有关部门和单位的文件，向省政府报告、请示工作和呈报意见，以及其他必须以市人民政府名义办理的重要事项。

（二）发文机关标识为“铜陵市人民政府”、代字为“铜政秘”的公文。主要适用于市人民政府对县、区政府，市政府各部门或有关单位通知重要事项，批复请示事项，提请市人大或市人大常委会审议议案，与省政府各部门和各兄弟地市商洽问题等。

（三）“铜陵市人民政府令”。主要适用于发布经市人民政府常务会议讨论通过的市政府规范性文件。

（四）发文机关标识为“铜陵市人民政府任免通知”、代字为“铜政人”的公文。主要适用于办理市人民政府任免干部事项。

（五）发文机关标识为“铜陵市人民政府办公室文件”、代字为“铜政办”的公文。主要适用于传达市人民政府关于某一方面工作的决定，转发省政府办公厅文件和经市人民政府同意的一些部门和单位的文件，通知有关重要事项，以及市政府办公室的重要工作行文等。

（六）发文机关标识为“铜陵市人民政府办公室”、代字为“办”的公文。主要适用于以市政府名义召开的各类会议通知，经市政府同意并以办公室名义对县、区政府，市政府各部门的某项工作作出通知，答复内容一般的具体事项以及办公室同业务主管部门之间联系工作等。

（七）发文机关标识为“铜陵市人民政府办公室”、代字为“铜政办秘”的公文。主要适用于发布经市政府同意的议事协调机构、临时机构，办理办公室内部事务等。

（八）发文机关标识为“铜陵市人民政府办公室”、代字为“铜政办案”的公文。主要适用于市政府办公室对市人大代表建议，市政协委员提案的答复，以及市政府办公室对县区政府，市政府各部门办理建议、提案的通知、通报等。

（九）发文机关标识为“铜陵市人民政府常务会议纪要”、“铜陵市人民政府会议纪要”的公文，主要用于记载、传达市政府常务会议和以市政府名义召开的专题工作会议主要精神和决定事项。



第三章 公文格式



第九条 公文格式包括版式和公文体式，一般由眉首、正文、版记三部分组成。

第十条 公文眉首形式主要有：

（一）置于公文首页红色横线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素称眉首。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容。

1、密级公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于发文机关标识右上角。并加“★”标识和保密期限，绝密、机密公文应当标明份号，份号标注在发文机关标识左上角。

2、紧急公文应在发文机关标识的右上角分别标明“特急”、“急件”。

如需同时标识密级与紧急程度，应将密级标识在紧急程度之上。

3、发文机关标识一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成。发文机关标识用大号字居中套红印在公文首页上端。几个机关联合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用几个机关名称作发文机关标识，但应将主办机关排列在前。

4、发文字号由机关代字、年份和序号组成，一般标注在发文机关标识之下，横线上方居中。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

机关代字应保持稳定，不宜经常变动。年份应标全称并加六角括号；年份和序号一律使用阿拉伯数字。

5、上行文应注明签发人、会签人姓名。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名。签发人、会签人姓名标在发文机关标识之下、横线以上右侧位置，同时，发文字号移至左侧。

（二）眉首印有铜陵市人民政府或铜陵市人民政府办公室名称的公文，编号放在横线之右下角、标题之上，如系密件和急件，标注在发文机关标识右上角。

（三）市政府常务会议纪要，市政府会议纪要眉首，印有纪要名称，编号放在纪要名称之下中间，横线之上。

第十一条 正文是公文的主体部分，一般包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。

（一）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；有发文机关标识的，也可不标明发文机关。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

（二）主送机关应标明具体，标列在标题之下，正文的开头。

市人民政府及办公室制发通用性公文，主送机关可用统一的特称，即县、区人民政府，市政府各部门，各企事业单位或县、区人民政府，市政府各有关部门。

（三）转发上级或批转下级公文，如原标题文字过长，可重新根据内容概括标题。

（四）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。

（五）成文日期以领导人签发的日期为准；几个机关联合发文，以最后一个机关领导签发日期为准；电报以发出日期为准；会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，并应在标题之下，正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。

（六）公文除会议纪要、电报外，一律加盖印章。

（七）公文如有附注，如“此件不得登报”、“此件发至乡镇”等，应标注在成文日期左下方，主题词之上，并加圆括号。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

第十二条 版记。主要包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项；函件只包括主题词、抄送栏项，不注明印发机关和印发日期。

（一）主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方，“主题词”3字用3号黑体字，词目用3号小标宋体。主题词参照使用《安徽省人民政府公文主题词表》。

（二）抄送栏。设在公文末页下端、印制版记之上，上行文一般不要抄送同级机关和下级机关。市政府办公室制发通用性公文，抄送机关一般为“市委各部门（市委办公室），市人大常委会办公室、市政协办公室，市中级法院、检察院、铜陵军分区，各人民团体、民主党派、工商联”。非通用性公文，视公文需要，只抄送有关的部门或单位。

（三）印制版记栏。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关全称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。

第十三条 公文用字一律从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文缮印用字应规范化。市人民政府及办公室文件，标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。“布告”、“通告”用纸大小，根据实际需要确定。

第十四条 公文中各组成部分的标识规则，除本细则已作规定外，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。



第四章 行文规则



第十五条 各级行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十六条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第十七条 同级机关可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队机关，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位均可以联合行文。

第十八条 凡属政府部门职责范围内的事项，应以部门名义直接行文，或几个部门联合行文；需要商请同级部门解决的问题，应以函的形式直接行文，须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门发文或几个部门联合行文，文中注明“经政府同意”。

第十九条 各部门需商请同级其他业务主管部门职权范围内解决的具体问题（如追加经费、机构编制、建设立项、征用土地、出国出境等），应当直接向主管部门行文，主管部门认为需政府决定的，由其向政府请示。

凡县区、市政府各部门权限范围内能够解决或通过部门间协商能够解决的事项，一般不需请示市政府，凡本部门或几个部门联合发文能够解决的，不得要求市政府批转或市政府办公室转发。

第二十条 各级行政机关一般不得越级请示和报告。对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关。无特殊情况的越级请示，收文机关予以退回。

第二十一条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”等；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

第二十二条 部门之间对有关问题未经协商一致，或未经本级政府裁决，不得各自擅自向下行文。否则本级政府应当责令纠正或撤销。

第二十三条 市政府交各部门承办的公文，一般由承办部门答复来文单位，并同时抄报市政府。

第二十四条 报送市政府的公文，属具体问题的请示、报告一式5份。需提交市政府常务会议或市长办公会研究，根据会议要求报送。

第二十五条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项，对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可按报告处理，不予答复。

第二十七条 各级行政机关的公文处理，应贯彻党政职责分工的原则，若公文内容涉及党的工作，军队机关工作，应与党的组织、军队机关联合行文。各部门、各单位向市委、市政府报送公文，应分别报市委或市政府，不要使用“市委、市政府”两个主送机关。主报市政府，需市委知悉的，主送机关可写“市政府并市委”或注明抄报市委；主报市委，需市政府知悉的，亦按此形式处理。若同时主送“市委、市政府”的，市政府只作“报告”处理。

第二十八条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十九条 行文应当确有必要，注重效用。为减少重复行文，凡上级公文已有明确规定本级无需再作具体要求的，可将原文翻印下发，不另行文；凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的简单问题，应当不行文。

市政府原则上不转发省政府部门的文件，不批转市政府部门的会议文件，包括工作报告、领导同志讲话和会议纪要等。



第五章 发文办理



第三十条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

第三十一条 草拟。草拟公文按照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条执行。公文文稿由业务主管部门代拟，也可由机关的办公室撰拟。

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。

第三十二条 审核。公文文稿送负责人签发前，应当由机关的办公室或文秘部门进行审核。

以市政府及办公室名义行文的文稿，须经市政府办公室负责人或正副秘书长审核后，再呈市长或分管副市长签发。

代市政府草拟的公文文稿，需经部门或单位负责人核稿签字后送市政府办公室审核，无特殊情况，不直接送市政府领导签发。

第三十三条 签发。公文由本机关负责人签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发。非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发未经办公室或文秘部门审核的文稿。

以市政府名义发出的文件，由市长或分管副市长、秘书长签发。属全市性的重大问题或重大决策的文稿，由市长或常务副市长签发。使用“令”文种的文稿，必须由市长签发。向市人大常委会和省政府的工作报告，应提交市长办公会或市政府常务会议讨论，由市长或分管副市长、秘书长签发。

以市政府办公室名义发文传达市政府的指示、决定和意见，需注明“经市政府同意”或“根据市政府领导同志意见”，并根据重要程度，分别由市长或分管副市长、秘书长签发。其它视内容分别由市政府办公室主任或副主任签发。

以市政府名义行文的会议纪要，尽量少发，确需行文的，在与有关方面协商取得一致意见后，由市长或分管市长、秘书长签发。

第三十四条 复核。经负责人签发后的文稿，正式印制前，文秘部门应当复核。

第三十五条 登记。经复核后的文稿，文秘部门应及时登记、编号、标引主题词，按照发送范围确定印制数量。

第三十六条 缮印。经办公室或文秘部门登记后的文稿，应送机关文印室或符合要求的印刷厂缮印。缮印要讲求时效、保质保量。

以市政府或市政府办公室名义发出的文电，凡属主办部门承办的业务性文件的缮印，校对和印刷经费，由主办部门或单位负责，文稿交市政府办公室统一归档。

第三十七条 用印。用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文、下骑年盖月。

第三十八条 分发。缮印好的公文，由机关办公室或文秘部门统一分发。密级公文按保密规定装封发，紧急公文随到随发。



第六章 收文办理



第三十九条 收文办理指收到公文的全部办理过程。主要程序有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

第四十条 签收。公文一律由机关办公室或文秘部门签收，按程序办理。机关负责人一般不受理未经文秘部门签收的公文。

第四十一条 登记。公文签收后，由机关办公室或文秘部门逐件拆封检查，分类登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。

机关负责人外出开会带回的公文，应及时交机关办公室或文秘部门补办登记、办理或存档。

第四十二条 审核。收到下级机关上报需要办理的公文，机关办公室或文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第四十三条 拟办。对需要办理的公文，机关办公室或文秘部门应及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权范围，直接转有关部门处理。对违反《国家行政机关公文处理办法》、《安徽省行政机关公文处理实施细则》和本实施细则的来文，经领导批准后退回呈报单位并说明理由。

拟办意见力求准确、恰当。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门承办的公文，需明确牵头主办单位。

第四十四条 批办。对需请负责人批办的公文，机关办公室或文秘部门要及时送分管负责人批办。批办过的公文，由机关办公室或文秘部门登记后，转有关业务科室或部门办理。

凡经市政府办公室呈送市政府领导批办的文件，阅后应作出明确批示。

凡报市政府的请示公文，只需分管市长批示或答复而不发文的，由分管副市长签批后，将签批件或复印件退报文机关。

充分发挥部门的职能作用，属于主管部门职权范围内的问题，批给主管部门办理或请主管部门提出处理意见；涉及几个部门办的公文，批给主管部门合同有关部门办理；无主办部门的重要公文，由分管秘书长提出意见，送分管副市长审批。重大问题由分管副市长批请市长审定。市长或副市长认为需集体研究的问题，批交市长办公会议或市政府常务会议研究。

第四十五条 承办。有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明负责人批示内容、公文运转过程和处理结果，并抓紧办理。

市政府需要办理的公文，由市政府办公室根据市政府领导的批示，及时转有关部门办理，并同时以电话或抄告单形式答复来文单位。市政府领导未作明确批示的转办件，承办部门可按拟办意见办理并及时反馈。

政府各部门应实行办文限时制，提高办文效率。市政府机关一般公文在10日内答复，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在2个工作周内答复。确有困难的，应当予以说明。对不属于本部门职权范围或不适应本部门办理的，应在2日内退回交办单位并说明理由。

第四十六条 催办。要建立健全公文催办制度。由机关办公室或文秘部门呈负责人批示后交有关部门办理或者由机关办公室或文秘部门直接交办的公文，机关办公室或文秘部门应负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文及负责人批示的公文重点催办，其他公文每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。



第七章 公文归档



第四十七条 根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。

第四十八条 行政机关公文办理结束后，应将2份公文正本连同领导人签批的底稿、公文形成过程中附件整理（立卷）；一般应于每年第一季度，将上年的公文案卷集中向机关档案室移交归档。

个人不得保存应归档的公文。

第四十九条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证公文材料齐全、完整正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。

第五十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十一条 归档范围内的公文应确定保管期限，并按照有关规定定期向档案主管部门移交。

第五十二条 草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。



第八章 公文管理



第五十三条 公文由办公室或文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十四条 办公室或文秘部门应当认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》、《安徽省行政机关公文处理实施细则》和本实施细则，建立健全本机关公文处理工作的有关制度。

第五十五条 上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经有关领导批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第五十六条 经发文机关批准，在报刊、政报上发布的公文具有正式公文的同等效力。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十七条 遇紧急、特殊事项，经领导批准，可以采用传真方式发送公文，传真件经收文机关复印后按正式公文办理和保存。利用传真机传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密级公文不得利用传真机传输。

第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日不产生效力。

第五十九条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案主管部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十条 机关办公室或文秘部门应于每年的第一季度对本机关上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报单位负责人批准后到指定场所予以销毁。销毁秘密公文应由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文（含密码电报），应当进行登记。

第六十一条 其他机关人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷 并摘抄部分内容的，需要经有关领导批准。成卷公文不得外借。



第九章 附则



第六十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定，统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

第六十三条 本实施细则适用全市各行政机关，同时适应于市内各企业、事业单位。

第六十四条 本实施细则自公布之日起施行，1995年11月20